Verslo aplinka Lietuvoje nuolat kinta, o kartu su ja privalo keistis ir teisinė bazė, reglamentuojanti įmonių veiklą. Vienas reikšmingiausių pastarojo meto pokyčių – senojo Buhalterinės apskaitos įstatymo pakeitimas naujuoju Finansinės apskaitos įstatymu. Šis žingsnis nėra tik formalus pavadinimo keitimas; tai esminė reforma, kuria siekiama modernizuoti apskaitos procesus, skatinti skaitmenizaciją ir suteikti verslui daugiau laisvės renkantis apskaitos organizavimo būdus. Nors įstatymas jau galioja, daugelis verslo atstovų, vadovų ir net finansų specialistų vis dar susiduria su klausimais dėl praktinio naujųjų nuostatų taikymo. Šiame straipsnyje detaliai apžvelgsime, kodėl šie pokyčiai buvo būtini, kaip jie veikia kasdienę įmonės veiklą ir kokių veiksmų būtina imtis, norint užtikrinti sklandų perėjimą prie naujųjų reikalavimų.
Nuo „buhalterinės“ prie „finansinės“ apskaitos: koncepcinis lūžis
Pirmasis dalykas, krentantis į akis, yra įstatymo pavadinimo pasikeitimas. Perėjimas nuo termino „buhalterinė apskaita“ prie „finansinė apskaita“ signalizuoja apie platesnį požiūrį į finansų valdymą. Senasis įstatymas, galiojęs daugiau nei du dešimtmečius, buvo orientuotas į techninį ūkinių operacijų fiksavimą. Naujasis reguliavimas akcentuoja galutinį rezultatą – finansinę informaciją, kuri yra būtina ekonominiams sprendimams priimti.
Šis pokytis reiškia, kad apskaita nebėra traktuojama tik kaip prievolė valstybei (mokesčių apskaičiavimui), bet kaip įrankis, padedantis verslo savininkams, investuotojams ir kreditoriams matyti tikrąją įmonės finansinę būklę. Įstatyme įtvirtinamas principas, kad apskaitos informacija turi būti ne tik tiksli, bet ir aktuali bei suprantama jos vartotojams.
Apskaitos organizavimo laisvė ir vadovo atsakomybė
Viena iš didžiausių naujovių – liberalesnis požiūris į tai, kas gali tvarkyti įmonės apskaitą. Senasis reguliavimas gana griežtai nustatė vyriausiojo buhalterio pareigybę ir reikalavimus. Naujasis Finansinės apskaitos įstatymas suteikia įmonės vadovui žymiai daugiau lankstumo.
Galimi apskaitos tvarkymo modeliai
Dabar įstatymas aiškiai numato, kad už apskaitos organizavimą atsakingas įmonės vadovas, kuris gali pasirinkti vieną iš kelių būdų:
- Samdyti vyriausiąjį buhalterį (arba buhalterį) pagal darbo sutartį.
- Sudaryti sutartį su apskaitos paslaugas teikiančia įmone arba savarankiškai dirbančiu asmeniu.
- Pats tvarkyti apskaitą (tam tikrais atvejais, pavyzdžiui, mažosiose bendrijose, individualiose įmonėse ar, jei tai numato kiti įstatymai, net ir UAB, kol neviršijami tam tikri rodikliai).
Svarbu pabrėžti, kad nors vadovas turi laisvę rinktis, jo atsakomybė už vidaus kontrolės sistemos sukūrimą ir veiksmingumą išauga. Tai reiškia, kad vadovas privalo užtikrinti, jog pasirinktas apskaitos tvarkymo būdas garantuotų teisingą informacijos fiksavimą ir atskaitomybės parengimą laiku.
Revoliucija apskaitos dokumentuose: ar tikrai nebereikia parašų?
Bene daugiausiai diskusijų sukėlusi naujojo įstatymo dalis – reikalavimai apskaitos dokumentams. Siekiant mažinti biurokratiją ir skatinti elektroninių dokumentų naudojimą, įstatymų leidėjas peržiūrėjo privalomuosius rekvizitus.
Pagal naująjį reglamentavimą, parašas nebėra privalomas kiekvieno apskaitos dokumento rekvizitas, jei yra įmanoma kitu būdu patikimai identifikuoti ūkinę operaciją atlikusį ar patvirtinusį asmenį. Tai ypač aktualu vidiniams įmonės dokumentams (pvz., nurašymo aktams, avanso apyskaitoms), kurie tvarkomi įmonės informacinėse sistemose.
Privalomieji rekvizitai
Nepaisant palengvinimų, tam tikra informacija apskaitos dokumente privalo būti nurodyta, kad jis turėtų teisinę galią. Dokumente turi būti:
- Apskaitos dokumento pavadinimas.
- Ūkio subjekto, surašiusio dokumentą, pavadinimas (arba fizinio asmens vardas, pavardė) ir kodas.
- Apskaitos dokumento data.
- Ūkinės operacijos turinys (esmė).
- Ūkinės operacijos rezultatas pinigine ir (arba) kiekine išraiška (nurodant matavimo vienetus).
Svarbu atkreipti dėmesį, kad PVM sąskaitoms faktūroms ir toliau galioja Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo reikalavimai, kurie yra griežtesni ir specifiniai. Todėl verslui būtina atskirti vidinius apskaitos dokumentus nuo tų, kurie reglamentuojami specialiųjų mokesčių įstatymų.
Skaitmenizacija ir „popieriaus mirtis“
Naujasis įstatymas aiškiai orientuotas į technologinę pažangą. Jame įtvirtinta nuostata, kad apskaitos dokumentai gali būti rengiami ir saugomi tik elektronine forma, atsisakant popierinių kopijų. Tai didelis palengvinimas įmonėms, kurios siekia visiškai skaitmenizuoti savo procesus.
Tačiau čia atsiranda ir naujų pareigų. Įmonė privalo užtikrinti:
- Kad elektroniniai dokumentai būtų saugomi taip, jog juos būtų galima atkurti, perskaityti ir nustatyti jų kilmę visą saugojimo laikotarpį.
- Kad būtų užtikrintas duomenų vientisumas ir apsauga nuo neteisėto pakeitimo.
- Kad keičiantis apskaitos sistemoms ar programinei įrangai, istoriniai duomenys išliktų prieinami.
Tai reiškia, kad paprastas PDF failo išsaugojimas kompiuterio darbalaukyje nėra pakankama priemonė. Verslas turi investuoti į patikimas debesijos technologijas arba archyvavimo sistemas.
Vidaus kontrolė – ne tik didžiųjų privilegija
Iki šiol vidaus kontrolė dažnai buvo suvokiama kaip didelių korporacijų ar viešojo sektoriaus prievolė. Finansinės apskaitos įstatymas šį požiūrį keičia iš esmės. Dabar kiekvieno ūkio subjekto vadovas privalo užtikrinti vidaus kontrolės sistemos veikimą.
Mažoms įmonėms tai nereiškia būtinybės samdyti vidaus auditorių. Tai reiškia, kad turi būti nustatytos aiškios taisyklės ir procedūros, kurios užkirstų kelią klaidoms ir sukčiavimui. Pavyzdžiui, kas tvirtina sąskaitas apmokėjimui, kas turi prieigą prie banko sąskaitų, kaip tikrinami grynųjų pinigų likučiai. Šios tvarkos turi būti dokumentuotos ir realiai veikiančios.
Profesionalių buhalterių atsakomybė ir reputacija
Įstatymas įveda griežtesnius reikalavimus asmenims ir įmonėms, teikiančioms apskaitos paslaugas. Nors privalomo licencijavimo (išskyrus auditą) neatsirado, tačiau akcentuojama profesinė kompetencija ir atsakomybė. Apskaitą tvarkantis asmuo privalo vadovautis Buhalterių profesionalų etikos kodeksu.
Tai svarbus signalas rinkai: buhalteris nėra tik duomenų suvedinėtojas. Jis yra finansų patarėjas, kuris privalo laikytis etikos normų, konfidencialumo ir objektyvumo principų. Įstatymas numato, kad apskaitą tvarkantis asmuo atsako už buhalterinių įrašų teisingumą, tuo tarpu vadovas – už teisingų duomenų pateikimą buhalteriui.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Žemiau pateikiame atsakymus į klausimus, kurie dažniausiai kyla verslo atstovams įsigaliojus naujajam įstatymui.
Ar man būtina perrašyti visas įmonės apskaitos politikas?
Ne, visiškai perrašyti nebūtina, tačiau primygtinai rekomenduojama jas peržiūrėti ir atnaujinti. Senosios tvarkos gali remtis nebegaliojančiais teisės aktais arba numatyti perteklinius reikalavimus (pvz., privalomus parašus ten, kur jų nebereikia), todėl atnaujinimas padės optimizuoti procesus.
Ar galiu išmesti popierines sąskaitas, jei jas gavau el. paštu?
Jei sąskaitą gavote elektroniniu formatu (pvz., PDF su el. parašu arba per sistemą), jos spausdinti nereikia. Tačiau jei gavote popierinę sąskaitą, pagal naująjį įstatymą ją galite skaitmenizuoti ir saugoti tik elektroninę kopiją, su sąlyga, kad užtikrinamas vaizdo tikrumas ir atitiktis originalui. Originalą sunaikinti galima tik laikantis nustatytų taisyklių dėl dokumentų skaitmenizavimo.
Ką daryti, jei mano įmonėje nėra atskiro vidaus kontrolės aprašo?
Rekomenduojama tokį aprašą parengti. Tai neturi būti šimtų puslapių dokumentas. Mažai įmonei užtenka vadovo įsakymo, kuriame nurodoma, kas už ką atsako, kaip tvirtinamos išlaidos ir kaip saugomas turtas. Tai apsaugos vadovą teisinių ginčų atveju.
Ar vadovas gali pats tvarkyti apskaitą UAB?
Pagal naująjį įstatymą, UAB vadovas gali pats tvarkyti apskaitą tik tuo atveju, jei įmonė atitinka tam tikrus kriterijus ir nėra viešojo intereso įmonė. Visgi, dėl mokesčių sistemos sudėtingumo, rekomenduojama tai daryti tik turint atitinkamų kompetencijų.
Praktiniai žingsniai verslui prisitaikant prie naujovių
Naujasis Finansinės apskaitos įstatymas yra galimybė, o ne našta. Verslas, kuris protingai išnaudos šio įstatymo nuostatas, gali žymiai sumažinti administracinę naštą ir kaštus. Norint sėkmingai adaptuotis, rekomenduojama atlikti šiuos veiksmus:
Pirmiausia, atlikite apskaitos procesų auditą. Įvertinkite, kur vis dar naudojate popierių, kur reikalaujate perteklinių parašų ir kur procesai stringa dėl biurokratijos. Naujasis įstatymas leidžia daugelį šių žingsnių eliminuoti.
Antra, peržiūrėkite sutartis su apskaitos paslaugų teikėjais. Aiškiai apibrėžkite atsakomybės ribas, aptarkite, kaip bus užtikrinama vidaus kontrolė ir kokiais formatais bus keičiamasi duomenimis. Įsitikinkite, kad jūsų buhalteriai yra susipažinę su naujaisiais reikalavimais ir taiko juos praktikoje.
Trečia, investuokite į sistemas. Skaitmenizacija yra neatsiejama nuo modernios apskaitos. Įdiegus dokumentų valdymo sistemas ar automatizuotą sąskaitų apdorojimą, ne tik atitiksite įstatymo dvasią, bet ir sutaupysite daug brangaus laiko, kurį galėsite skirti tiesioginei verslo plėtrai. Finansinės apskaitos įstatymas atvėrė duris efektyvesniam verslo valdymui – dabar viskas priklauso nuo jūsų pasiryžimo tomis durimis pasinaudoti.
