Dauguma įmonių įsitikinusios, kad jų atlyginimų apskaita tvarkinga tol, kol neatsiranda žmogus, kuris pradeda ją tikrinti iš esmės. Kol atlyginimai išmokami laiku, viskas atrodo kontroliuojama. Darbuotojai nesiskundžia, buhalterija dirba, dokumentai kažkur saugomi. Problema ta, kad daugelis organizacijų labai ilgai painioja „veikia“ su „valdoma“.
Tikrasis skirtumas pasimato tada, kai atsiranda auditas, darbo ginčas arba situacija, kai reikia greitai ir tiksliai parodyti, kaip konkrečiai buvo apskaičiuotas atlyginimas prieš pusmetį. Tada prasideda nemalonios staigmenos.
Paaiškėja, kad dalis pakeitimų buvo atlikta ranka. Kad tabeliai koreguoti paskutinę dieną. Kad neatvykimai registruoti skirtingai. Kad informacija saugoma keliuose failuose, o kai kurių sprendimų niekas nebegali normaliai paaiškinti. Tokie dalykai dažniausiai neatsiranda per vieną dieną. Jie kaupiasi tyliai. Mėnesiais. Kartais metais.
Pavojingiausi procesai dažniausiai atrodo „normalūs“
Didelė dalis rizikų organizacijose egzistuoja taip ilgai, kad žmonės prie jų tiesiog pripranta. Vienas darbuotojas atlyginimų korekcijas pasižymi excelyje. Kitas atostogų likučius tikrina rankiniu būdu. Trečias darbo laiką perskaičiuoja prieš atlyginimų mokėjimą, nes sistema ne viską sugaudo automatiškai. Kol komanda maža, toks modelis dar kažkaip laikosi. Žmonės vieni kitus perspėja, prisimena išimtis, susiderina žodžiu. Bet augant organizacijai atsiranda problema, kurios daugelis neįvertina laiku – procesai pradeda priklausyti ne nuo sistemos, o nuo konkrečių žmonių.
Tai viena pavojingiausių vietų bet kurioje įmonėje.
Auditas labai greitai parodo, kur įmonė iš tikrųjų nekontroliuoja situacijos
Daugelis vadovų galvoja, kad auditas ieško tik neteisingų skaičių. Praktikoje jis daug dažniau parodo procesų silpnumą.Kas atliko pakeitimą? Kada jis buvo padarytas? Kodėl koreguotas darbo laikas? Kas patvirtino papildomą priedą? Ar galima atsekti veiksmų istoriją?
Jeigu į šiuos klausimus atsakoma ieškant laiškų grandinėse arba bandant prisiminti situaciją „iš atminties“, organizacija jau turi rimtą kontrolės problemą.Blogiausia tai, kad daug įmonių tai supranta tik tada, kai nebegali klaidų ištaisyti tyliai.
Suminė darbo laiko apskaita tampa tikru streso testu
Kol visi darbuotojai dirba standartinėmis valandomis, net ir netvarkingi procesai dar gali atrodyti pakenčiami. Situacija pasikeičia tada, kai atsiranda pamaininis darbas, viršvalandžiai, naktinės valandos ar skirtingi apskaitiniai laikotarpiai. Tuomet rankinis valdymas pradeda byrėti labai greitai. Ne todėl, kad darbuotojai nemoka dirbti. Tiesiog žmogus fiziškai nebepajėgia saugiai suvaldyti tiek daug nuolat besikeičiančios informacijos be stiprios sistemos.
Tada prasideda klasikinės problemos – skirtingai apskaičiuoti viršvalandžiai, pavėluotai suvesti neatvykimai, netiksliai pritaikyti priedai ar klaidos darbo laiko apskaitoje. Didžiausia problema ta, kad tokie netikslumai retai būna pavieniai. Jeigu procesas silpnas, klaidos pradeda kartotis sistemiškai.
Tvarkinga darbo užmokesčio apskaita šiandien reiškia ne dokumentus, o skaidrumą
Anksčiau daugeliui įmonių atrodė, kad svarbiausia turėti segtuvus ir tvarkingai sukeltas ataskaitas. Dabar situacija visiškai kitokia. Svarbiausia tampa galėjimas aiškiai parodyti, kaip veikia pats procesas. Kas turi prieigas prie sistemos. Kaip registruojami pakeitimai. Ar galima matyti veiksmų istoriją. Kaip apsaugomi duomenys. Ar įmanoma atsekti, iš kur atsirado konkretus skaičius. Todėl moderni darbo užmokesčio apskaita vis dažniau vertinama ne kaip administracinė funkcija, o kaip organizacijos patikimumo dalis.
Kai visi procesai centralizuoti vienoje sistemoje, įmonė pagaliau pradeda turėti ne tik duomenis, bet ir normalią kontrolę. Nebelieka situacijų, kai skirtingi žmonės dirba su skirtinga informacija arba kai svarbūs pakeitimai dingsta tarp laiškų ir excelių.
Didžiausia rizika – klaidos, kurios ilgai lieka nepastebėtos
Patyrę finansų vadovai labai gerai žino vieną taisyklę – pavojingiausios klaidos nėra didelės. Pavojingiausios yra tos, kurios kartojasi ilgą laiką ir niekam neužkliūva. Kelios netiksliai apskaičiuotos valandos vieną mėnesį neatrodo tragedija. Tačiau kai silpnas procesas pradeda kartotis metus ar dvejus, pasekmės gali tapti labai brangios.
Ir čia kalba jau ne tik apie finansinę riziką.
Netvarkinga apskaita ilgainiui pradeda mažinti darbuotojų pasitikėjimą įmone. Žmonės gali toleruoti daug ką, bet ne jausmą, kad atlyginimai apskaičiuojami neaiškiai arba skirtingomis taisyklėmis. Todėl stiprios organizacijos investuoja ne tik į greitesnį atlyginimų skaičiavimą. Jos investuoja į aiškius, atsekamus ir stabiliai veikiančius procesus. Nes kai atsiranda auditas, jau būna per vėlu improvizuoti.
