Pradedant savo verslą, pirmosios mintys dažniausiai sukasi apie produkto tobulinimą, rinkodarą, klientų paiešką ir pardavimų didinimą. Tai visiškai natūralu, nes be pajamų verslas negali egzistuoti. Tačiau euforiją dėl pirmųjų sėkmingų sandorių dažnai pakeičia šaltas biurokratinis dušas, kai ateina laikas tvarkyti finansinę dokumentaciją. Daugeliui naujų verslininkų buhalterinė apskaita atrodo kaip neišvengiama blogybė arba sudėtingas labirintas, kurį norisi kuo greičiau įveikti minimaliomis pastangomis. Visgi, Lietuvoje galiojantys Verslo apskaitos standartai (VAS) nėra sukurti tik tam, kad apsunkintų gyvenimą – tai yra verslo kalba, kuria bendraujama su valstybe, bankais ir investuotojais. Nesupratus pagrindinių principų, net ir pelningai atrodanti įmonė gali susidurti su rimtomis pinigų srautų problemomis ar mokestinėmis rizikomis.
Kas yra Verslo apskaitos standartai ir kodėl jie privalomi?
Lietuvoje įmonių finansinę atskaitomybę reglamentuoja Verslo apskaitos standartai (VAS). Tai taisyklių rinkinys, nurodantis, kaip turi būti registruojamos ūkinės operacijos, kaip vertinamas turtas ir įsipareigojimai bei kaip sudaromos finansinės ataskaitos. Nors labai mažoms įmonėms taikomi supaprastinti reikalavimai, pagrindiniai principai išlieka tie patys. VAS tikslas – užtikrinti, kad informacija apie įmonės finansinę būklę būtų tiksli, palyginama ir suprantama.
Dažnai pradedantieji verslininkai mano, kad pakanka tiesiog „rinkti sąskaitas“ ir mėnesio gale jas atiduoti buhalteriui. Tačiau verslo savininkas, nesuprantantis, kas vyksta jo apskaitoje, praranda verslo kontrolę. Žemiau pateikiame penkias dažniausias klaidas, susijusias su apskaitos standartų taikymu, kurios gali brangiai kainuoti.
1. Asmeninių ir įmonės lėšų painiojimas
Viena iš pačių grubiausių, bet vis dar dažniausiai pasitaikančių klaidų pradedant verslą, ypač mažosiose bendrijose (MB) ar individualiose įmonėse, yra „bendros kišenės“ sindromas. Verslininkai dažnai naudoja įmonės banko kortelę asmeniniams pirkiniams (kuras savaitgalio kelionei, pietūs, buitinė technika namams) arba atvirkščiai – moka už įmonės prekes iš asmeninės sąskaitos be jokio dokumentavimo.
Pagal apskaitos standartus, įmonė yra atskiras juridinis vienetas. Kiekvienas įmonės lėšų panaudojimas privalo būti pagrįstas ūkine veikla. Jei įmonės lėšos naudojamos asmeniniams poreikiams tenkinti, tai traktuojama kaip pajamos natūra, kurios turi būti apmokestinamos gyventojų pajamų mokesčiu bei Sodros įmokomis. Tai ne tik iškraipo finansines ataskaitas, bet ir sukelia didelę riziką mokestinio patikrinimo metu gauti baudas už neteisingą mokesčių apskaičiavimą.
2. Kaupimo principo ignoravimas (VAS 10 „Pajamos“)
Pradedantieji dažnai vadovaujasi „pinigų principu“: jei pinigai įkrito į sąskaitą – tai pajamos, jei sumokėjau tiekėjui – tai sąnaudos. Tačiau Verslo apskaitos standartai (išskyrus labai specifines išimtis) reikalauja taikyti kaupimo principą. Tai reiškia, kad pajamos pripažįstamos tada, kai jos uždirbamos (pvz., prekė pristatyta arba paslauga atlikta), o ne tada, kai gaunami pinigai.
- Pavyzdys: Jei gruodžio mėnesį atlikote paslaugas ir išrašėte sąskaitą, bet klientas sumokėjo tik sausį, pagal VAS pajamos priklauso gruodžio mėnesiui ir turi atsispindėti tų metų pelno (nuostolių) ataskaitoje.
- Rizika: Neteisingai taikant šį principą, finansinės ataskaitos rodo iškreiptą vaizdą. Galite manyti, kad dirbate nuostolingai vien todėl, kad klientai vėluoja atsiskaityti, nors realiai verslas yra pelningas, arba atvirkščiai – gautas avansas gali sukurti klaidingą pelno iliuziją.
3. Ilgalaikio turto apskaitos klaidos (VAS 12)
Įsigijus brangesnę įrangą (kompiuterius, stakles, baldus), pradedantieji verslininkai dažnai nori visą sumą iškart „nurašyti į sąnaudas“, kad sumažintų pelno mokestį. Tačiau pagal 12-ąjį VAS, turtas, kuris tarnaus ilgiau nei vienerius metus ir kurio vertė viršija įmonės nusistatytą minimalią ribą, turi būti apskaitomas kaip ilgalaikis turtas.
Tokio turto įsigijimo savikaina į sąnaudas perkeliama dalimis per visą jo naudingo tarnavimo laikotarpį – tai vadinama nusidėvėjimu. Klaidingai nurašius ilgalaikį turtą kaip momentines sąnaudas, dirbtinai sumažinamas ataskaitinio laikotarpio pelnas. Vėliau, mokestinio patikrinimo metu, šios sąnaudos gali būti nepripažintos, o įmonei teks sumokėti papildomą pelno mokestį ir delspinigius.
4. Atostoginių kaupinių neformavimas
Tai viena iš „nematomų“ klaidų, kuri dažnai išryškėja tik po kelerių veiklos metų. Pagal apskaitos standartus, įmonė privalo kiekvieną mėnesį kaupti sąnaudas būsimoms darbuotojų atostogoms. Darbuotojas, dirbdamas įmonėje, „uždirba“ ne tik atlyginimą, bet ir teisę į apmokamas atostogas. Todėl įmonė tampa skolinga darbuotojui jau šiandien.
Daugelis mažų įmonių apskaito atostoginius tik tada, kai darbuotojas realiai išeina atostogų. Tai pažeidžia kaupimo principą ir iškraipo įmonės įsipareigojimų vaizdą. Jei įmonėje dirba keletas darbuotojų ir jie keletą metų beveik neostogauja, finansinėse ataskaitose gali atrodyti, kad įmonė dirba pelningai. Tačiau vieną dieną, darbuotojams nusprendus išeiti iš darbo arba panaudoti sukauptas atostogas, įmonę gali ištikti finansinis šokas, nes reikės išmokėti dideles sumas, kurios niekur nebuvo numatytos kaip įsipareigojimai.
5. Inventorizacijos atlikimas „dėl pliusiuko“
Metinė inventorizacija daugeliui skamba kaip pasenęs sovietinis reliktas, tačiau pagal VAS tai yra privaloma procedūra prieš sudarant metines finansines ataskaitas. Dažna klaida – inventorizacija atliekama tik popieriuje, nepatikrinant realių likučių sandėlyje ar nesuderinus skolų su partneriais.
Inventorizacija nėra tik prekių skaičiavimas. Ji apima:
- Prekių ir žaliavų likučių tikrinimą: ar nėra dingusių, sugedusių prekių, kurias reikia nurašyti?
- Skolų suderinimą: ar jūsų apskaitoje rodomos skolos tiekėjams sutampa su jų duomenimis? Dažnai paaiškėja, kad trūksta sąskaitų faktūrų.
- Pinigų likučių tikrinimą: ar kasos likutis atitinka realybę?
Neatlikus tikros inventorizacijos, finansinės ataskaitos tampa tik teoriniais skaičiavimais, kurie gali kardinaliai skirtis nuo realios verslo situacijos.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Pradedantiesiems verslininkams kyla daugybė specifinių klausimų dėl apskaitos standartų taikymo. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių:
Ar Mažajai bendrijai (MB) būtina taikyti visus Verslo apskaitos standartus?
Mažosios bendrijos gali pasirinkti supaprastintą apskaitą, tačiau jos vis tiek privalo vadovautis bendraisiais VAS principais. Nors joms nereikia rengti sudėtingų aiškinamųjų raštų ar pinigų srautų ataskaitų (priklausomai nuo dydžio), pagrindiniai principai, tokie kaip kaupimo ar veiklos tęstinumo, galioja ir joms. Svarbu pažymėti, kad MB nariai gali tvarkyti apskaitą patys, tačiau augant veiklai rekomenduojama samdyti profesionalą.
Kuo skiriasi mokestinė apskaita nuo finansinės apskaitos?
Tai yra dažnas painiojimo šaltinis. Finansinė apskaita (pagal VAS) skirta parodyti tikrąją įmonės būklę akcininkams ir kreditoriams. Mokestinė apskaita skirta teisingai apskaičiuoti mokesčius valstybei (pagal Pelno mokesčio įstatymą). Kartais šios taisyklės išsiskiria (pvz., reprezentacinės sąnaudos ar nusidėvėjimo normatyvai), todėl buhalteris turi atlikti korekcijas.
Kas gresia už VAS nesilaikymą?
Už aplaidų ar apgaulingą apskaitos tvarkymą gresia administracinė arba net baudžiamoji atsakomybė. Tačiau didžiausia grėsmė yra ne baudos, o neteisingi verslo sprendimai. Jei jūsų ataskaitos klaidingos, galite manyti, kad uždirbate pelną, nors iš tiesų „valgote“ įstatinį kapitalą, kas ilgainiui veda į bankrotą.
Kada geriausia pereiti prie profesionalios apskaitos programos?
Nors verslo pradžioje Excel lentelės gali atrodyti pakankamos, pereiti prie specializuotos apskaitos programos rekomenduojama kuo anksčiau. Šiuolaikinės debesų kompiuterijos (cloud) sistemos automatiškai užtikrina daugelio VAS reikalavimų laikymąsi (pvz., teisingą sąskaitų numeraciją, privalomus rekvizitus) ir sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę.
Strateginis požiūris į finansų valdymą
Supratimas apie Verslo apskaitos standartus neturėtų būti vertinamas tik kaip prievolė Registrų centrui ar VMI. Teisingai sutvarkyta apskaita yra galingas įrankis verslo plėtrai. Kai finansinės ataskaitos rengiamos kruopščiai ir laikantis standartų, jos tampa patikimu pagrindu derybose su bankais dėl paskolų verslo plėtrai ar ieškant investuotojų. Investuotojai visada atlieka finansinį patikrinimą (Due Diligence), ir bet kokie neatitikimai apskaitoje gali tapti priežastimi nutraukti derybas arba žymiai sumažinti įmonės vertę.
Be to, šiuolaikinis verslas juda link visiško procesų skaitmenizavimo. Pasirinkus kvalifikuotą buhalterį ar apskaitos įmonę, kuri ne tik mechaniškai suveda duomenis, bet ir konsultuoja apie VAS taikymo niuansus, verslininkas gali sutaupyti tūkstančius eurų. Teisingas sąnaudų klasifikavimas, laiku pastebėtos tendencijos ataskaitose ir tikslus pelningumo vertinimas leidžia priimti duomenimis, o ne nuojauta pagrįstus sprendimus. Todėl investicija į kokybišką apskaitą nuo pat pirmos veiklos dienos yra viena geriausių investicijų, kurią gali padaryti pradedantysis verslininkas.
