Kiekvienas verslininkas, nepriklausomai nuo įmonės dydžio ar veiklos srities, kasdien susiduria su buhalterine apskaita ir dokumentų valdymu. Vienas iš svarbiausių, griežčiausiai reglamentuojamų ir dažniausiai naudojamų dokumentų verslo santykiuose yra PVM sąskaita faktūra. Tai nėra tiesiog formalus popieriaus lapas ar PDF failas, patvirtinantis prekės pardavimą. Tai – teisinis pagrindas mokesčių apskaičiavimui, PVM atskaitai ir įrodymas Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) apie įvykusią ūkinę operaciją. Neteisingai išrašyta, pavėluota arba netinkamai saugoma sąskaita gali užtraukti ne tik administracines baudas, bet ir sukelti rimtų finansinių nuostolių, pavyzdžiui, prarastą teisę į PVM atskaitą. Todėl gilus supratimas apie tai, kada tiksliai privalu išrašyti šį dokumentą ir kokia informacija jame privalo būti, yra būtina higiena bet kuriam verslui.
Esminiai atvejai: kada privaloma išrašyti PVM sąskaitą faktūrą?
Lietuvos Respublikos Pridėtinės vertės mokesčio (PVM) įstatymas numato konkrečias situacijas, kuomet prekių tiekėjas ar paslaugų teikėjas privalo įforminti sandorį PVM sąskaita faktūra. Nors daugelis mano, kad sąskaita rašoma kiekvieną kartą gavus pinigus, taisyklės yra kiek sudėtingesnės ir priklauso nuo sandorio šalių statuso bei operacijos pobūdžio.
PVM sąskaita faktūra privalo būti išrašoma šiais pagrindiniais atvejais:
- Prekių tiekimas ar paslaugų teikimas kitam apmokestinamajam asmeniui. Tai pati dažniausia situacija „verslas – verslui“ (B2B) sektoriuje. Jei jūsų klientas yra PVM mokėtojas arba juridinis asmuo, sąskaita yra būtina.
- Avanso gavimas. Jeigu gaunate avansinį mokėjimą už prekes ar paslaugas, kurios bus suteiktos ateityje, privalote išrašyti PVM sąskaitą faktūrą avansui. Tai turi būti padaryta nedelsiant po avanso gavimo.
- Prekių tiekimas į kitą Europos Sąjungos valstybę. Kai prekės išgabenamos iš Lietuvos į kitą ES šalį ir pirkėjas yra PVM mokėtojas, sąskaita faktūra yra privaloma, kad būtų galima taikyti 0 proc. PVM tarifą.
- Nuotolinė prekyba. Parduodant prekes fiziniams asmenims kitose ES šalyse viršijus tam tikras ribas arba pasirinkus OSS schemą.
Svarbu paminėti, kad gyventojams (galutiniams vartotojams), kurie nevykdo ekonominės veiklos, PVM sąskaitą faktūrą išrašyti privaloma tik jiems to paprašius. Kitais atvejais užtenka kasos kvito arba pinigų priėmimo kvito, tačiau šiuolaikinėje e-komercijoje sąskaitos dažniausiai generuojamos automatiškai visiems pirkėjams, kas nėra klaida.
Privalomi rekvizitai: kas turi būti nurodyta dokumente?
Kad dokumentas būtų pripažintas galiojančia PVM sąskaita faktūra, jame privalo būti nurodyti visi įstatymo reikalaujami rekvizitai. Praleidus bent vieną iš jų, dokumentas gali būti laikomas neatitinkančiu reikalavimų, o tai sukelia riziką pirkėjui negalėti įsitraukti pirkimo PVM į atskaitą.
Žemiau pateikiamas sąrašas informacijos, kurią privalote įtraukti:
- Išrašymo data. Tai diena, kada dokumentas yra suformuojamas.
- Serija ir numeris. Tai unikalus identifikatorius. Serija gali būti sudaryta iš raidžių ir skaičių, o numeris turi būti didėjantis ir nesikartojantis.
- Pardavėjo duomenys. PVM mokėtojo kodas, pavadinimas, adresas.
- Pirkėjo duomenys. PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas registruotas PVM mokėtoju), pavadinimas arba vardas ir pavardė, adresas.
- Prekių ar paslaugų pavadinimas. Aprašymas turi būti pakankamai detalus, kad būtų galima identifikuoti prekę ar paslaugą.
- Kiekis (apimtis) ir matavimo vienetai.
- Vieneto kaina be PVM.
- Taikomas PVM tarifas. Lietuvoje tai dažniausiai 21 %, 9 %, 5 % arba 0 %.
- PVM suma. Ji privalo būti nurodyta nacionaline valiuta (eurais), net jei sandoris vyksta kita valiuta.
- Galutinė suma su PVM.
Tam tikrais specifiniais atvejais būtina nurodyti papildomas nuorodas. Pavyzdžiui, jei taikomas atvirkštinis apmokestinimas (statybos darbai, metalo laužas), sąskaitoje privalo būti įrašas „Atvirkštinis apmokestinimas“. Jei prekės parduodamos taikant maržos schemą (naudoti automobiliai, antikvariniai daiktai), būtina nuoroda „Maržos apmokestinimo schema“.
Terminai: kada vėliausiai galima išrašyti sąskaitą?
Laikas versle yra pinigai, tačiau PVM sąskaitų faktūrų atveju laikas yra ir griežta teisinė prievolė. Pagrindinė taisyklė, kuria vadovaujasi dauguma buhalterių ir verslininkų, yra nustatyta PVM įstatymo 79 straipsnyje.
PVM sąskaita faktūra privalo būti išrašyta nedelsiant po prekių patiekimo ar paslaugų suteikimo, tačiau ne vėliau kaip iki kito mėnesio, einančio po mėnesio, kurį buvo patiektos prekės ar suteiktos paslaugos, 15 dienos. Tai reiškia, kad jei paslaugą suteikėte sausio 20 d., sąskaitą privalote išrašyti vėliausiai iki vasario 15 d.
Tęstinės paslaugos ir ilgalaikiai sandoriai
Ypatingas dėmesys skiriamas tęstinėms paslaugoms (pavyzdžiui, patalpų nuoma, telekomunikacijos, IT priežiūra), kurios teikiamos ilgą laiką. Tokiais atvejais PVM sąskaita faktūra dažniausiai išrašoma už visą mėnesį pasibaigus tam mėnesiui. Svarbu nepamiršti, kad prievolė apskaičiuoti PVM atsiranda tą mokestinį laikotarpį, kurį paslaugos faktiškai buvo suteiktos, todėl vėluoti su išrašymu negalima, nes tai iškraipys PVM deklaracijų duomenis.
Elektroninės sąskaitos ir i.SAF sistema
Popierinės sąskaitos faktūros sparčiai tampa praeitimi. Šiuolaikinis verslas pereina prie elektroninių sąskaitų, kurios ne tik taupo kaštus, bet ir pagreitina procesus. Tačiau svarbu skirti PDF failą nuo tikrosios elektroninės sąskaitos.
Lietuvoje veikia i.SAF (Išmanioji mokesčių administravimo sistema), į kurią visi PVM mokėtojai privalo teikti duomenis apie gautas ir išrašytas PVM sąskaitas faktūras. Tai daroma teikiant registrų duomenis kartą per mėnesį. Nors pati i.SAF sistema tiesiogiai negeneruoja sąskaitų klientams (tam naudojamos buhalterinės programos), duomenų teisingumas joje yra kritinis.
Elektroninė sąskaita faktūra laikoma lygiaverte popierinei, jei užtikrinamas jos kilmės autentiškumas, turinio vientisumas ir įskaitomumas. Verslui rekomenduojama naudoti specializuotas apskaitos sistemas, kurios automatiškai generuoja XML formato sąskaitas, tinkamas tiesioginiam importui į pirkėjo apskaitos sistemą – tai ženkliai sumažina rankinio darbo klaidų tikimybę.
Kreditinės ir debetinės sąskaitos: kaip taisyti klaidas?
Klaidos apskaitoje yra neišvengiamos: pasikeitė kaina, grąžinta prekė, suteikta nuolaida po sąskaitos išrašymo arba tiesiog įsivėlė aritmetinė klaida. Tokiais atvejais senos sąskaitos tiesiog „ištrinti“ ar perrašyti negalima, ypač jei ji jau išsiųsta pirkėjui ir deklaruota.
Tokioms situacijoms spręsti naudojama Kreditinė PVM sąskaita faktūra. Ji išrašoma, kai:
- Pirkėjas grąžina prekes;
- Suteikiama nuolaida po pirminio pardavimo;
- Reikia ištaisyti klaidą (pvz., neteisinga kaina ar kiekis) mažinant sumą.
Kreditinėje sąskaitoje privaloma nurodyti nuorodą į pirminę sąskaitą faktūrą (kurioje tikslinami duomenys). Jei suma didinama (kas pasitaiko rečiau), išrašoma Debetinė PVM sąskaita faktūra. Šie dokumentai privalo turėti savo atskirą numeraciją arba būti įtraukti į bendrą seriją, tačiau aiškiai identifikuojami kaip tikslinamieji dokumentai.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar galiu išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, jei nesu PVM mokėtojas?
Ne, jei nesate registruotas PVM mokėtoju, jūs negalite rašyti dokumento pavadinimu „PVM sąskaita faktūra“ ir negalite išskirti PVM sumos. Tokiu atveju išrašoma tiesiog „Sąskaita faktūra“. Joje nurodoma suma be PVM, o eilutės apie PVM tarifą ir sumą paliekamos tuščios arba jose nurodoma, kad PVM neskaičiuojamas pagal atitinkamą PVM įstatymo straipsnį (dažniausiai smulkiajam verslui).
Ką daryti, jei pirkėjas atsisako pateikti savo duomenis?
Jei pirkėjas yra fizinis asmuo ir nenori duoti savo asmens kodo ar adreso, o prekės parduodamos mažmeninėje prekyboje, užtenka išduoti kasos kvitą. Jei pirkėjas reikalauja sąskaitos, jis privalo pateikti duomenis. Verslo subjektams (B2B) duomenų pateikimas yra privalomas sandorio identifikavimui.
Ar sąskaita faktūra galioja be parašo ir antspaudo?
Taip. Pagal galiojančius teisės aktus, PVM sąskaita faktūra yra galiojanti be fizinio parašo ir įmonės antspaudo. Svarbiausia, kad joje būtų visi privalomi rekvizitai. Tai palengvina elektroninių sąskaitų siuntimą el. paštu.
Kokia valiuta galima išrašyti sąskaitą?
Sąskaitą galite išrašyti bet kokia valiuta (USD, GBP ir kt.), tačiau PVM suma privalo būti papildomai nurodyta eurais. Konvertavimui naudojamas Europos Centrinio Banko nustatytas tos dienos valiutos kursas.
Dokumentų saugojimo ir archyvavimo reikalavimai
Teisingas sąskaitos išrašymas yra tik pusė darbo. Kita, ne mažiau svarbi dalis, yra tinkamas dokumentų saugojimas. PVM įstatymas numato griežtus reikalavimus archyvavimui, kurie skirti užtikrinti mokesčių administratoriaus galimybę bet kada patikrinti įmonės veiklą.
Bendroji taisyklė nurodo, kad išrašytos ir gautos PVM sąskaitos faktūros turi būti saugomos 10 metų nuo jų išrašymo metų pabaigos. Pavyzdžiui, 2023 metais išrašytą sąskaitą privalote saugoti iki 2033 metų pabaigos. Šis terminas taikomas tiek popieriniams, tiek elektroniniams dokumentams. Elektroninės sąskaitos turi būti saugomos taip, kad būtų užtikrintas jų autentiškumas ir vientisumas visą saugojimo laikotarpį, be to, mokesčių administratorius turi turėti galimybę jas lengvai pasiekti, skaityti ir atsisiųsti patikrinimo metu.
Verta atkreipti dėmesį, kad jei įmonė likviduojama, dokumentai privalo būti perduoti saugoti į oficialius archyvus arba perduoti teisių perėmėjui. Tvarkingas archyvas ne tik apsaugo nuo baudų, bet ir palengvina įmonės finansinę analizę bei auditą ateityje. Verslui rekomenduojama investuoti į skaitmenines dokumentų valdymo sistemas (DVS), kurios automatiškai užtikrina atsargines kopijas ir greitą paiešką, taip išvengiant rizikos, kad fiziniai segtuvai sublys, dings ar bus sugadinti.
